“โดยรวมแล้วเราสามารถลดค่าใช้จ่ายได้นับแสนบาทต่อเดือน เมื่อย้ายระบบอีเมล์ไปอยู่บน Microsoft Office 365 และยังช่วยลดความกังวลจากเหตุความไม่สงบ ภัยธรรมชาติ หรือไฟฟ้าดับ เพราะเรามั่นใจ ว่าระบบอีเมล์ของเราบน Office365 จะยังทำงานได้อย่างต่อเนื่องอยู่แล้ว”

       คุณบุษกร สุรรัตน์ Business Systems Manager บริษัท ดีทแฮล์ม แทรเวิล (ประเทศไทย) จำกัด กล่าวถึงประสบการณ์การใช้บริการบนคลาวด์ การตัดสินใจเลือกใช้เทคโนโลยี Microsoft Office 365 โดยทำการย้ายระบบอีเมล์ไปอยู่บน Microsoft Office 365 แทนระบบอีเมล์เดิม ซึ่งทำงานบนเซิร์ฟเวอร์ในสำนักงานที่ประเทศไทย

ความเป็นมา

       บริษัท ดีทแฮลม์ แทรเวิล (ประเทศไทย) จำกัด ก่อตั้ง เมื่อปี พ.ศ.2500 ดำเนินธุรกิจด้านการท่องเที่ยวในภูมิภาคเอเชีย โดยมีเครือข่ายสำนักงานสาขาอยู่ใน 12 ประเทศ ได้แก่ สาธารณรัฐประชาชนจีน, ฮ่องกง, ศรีลังกา, ภูฏาน, เมียนมาร์, ลาว, กัมพูชา, เวียดนาม, มาเลเซีย , สิงคโปร์ และ มัลดีฟส์ โดยสำนักงานในประเทศไทยเป็นศูนย์กลาง มีผู้ใช้งานระบบไอทีประมาณ 500 คน จำนวนผู้ใช้งานจะมีการเปลี่ยนแปลงตามช่วงฤดูการท่องเที่ยว

       ระบบไอทีที่บริษัทฯ ใช้งานประกอบด้วยระบบงานหลัก ได้แก่ ระบบการจองทัวร์ สำหรับให้พนักงาน และ เอเยนต์ทำหน้าที่จองทัวร์ผ่านระบบออนไลน์ได้ตลอด 24 ชั่วโมง อีกทั้งยังมีระบบ ERP และระบบบัญชี ส่วนระบบการสื่อสารภายในจะใช้อีเมล์เป็นหลัก ก่อนหน้านี้มีการใช้ Skype ร่วมด้วยสำหรับการติดต่อ และประชุมกับสาขาใน ต่างประเทศ ซึ่งระบบงานไอทีทั้งหมดอยู่ภายใต้การดูแลของแผนก Business Systems โดยมี คุณบุษกร สุรรัตน์ เป็นผู้บริหารงาน

       คุณบุษกรกล่าวว่าความท้าทายในการบริหารจัดการระบบไอทีเกิดจากการที่มีทีมงานที่ดูแลด้านไอทีอยู่ เพียง 8 คน ต่อผู้ใช้ประมาณ 500 คนซึ่งกระจายอยู่ใน 12 ประเทศ เป็นภาระหนักที่ต้องดูแลส่วนโครงสร้างพื้นฐานด้านไอที อันได้แก่ เน็ตเวิร์ก เซิร์ฟเวอร์ ระบบอีเมล์ รวมถึงการพัฒนาและซัพพอร์ต ด้านแอพพลิเคชั่นต่างๆ จึงต้องบริหารจัดการที่จะทำให้งานง่ายขึ้นโดยใช้บริการ Outsource ในสาขาที่ไม่มีผู้ดูแลด้านไอทีประจำ โดยให้ทีมงาน Outsource รับนโยบายจากส่วนกลางไปดูแลทั้งหมด ในขณะที่การดูแลเรื่องฮาร์ดแวร์ เซิร์ฟเวอร์ ก็จะใช้การเช่าใช้ (leasing) แทน

ความต้องการขององค์กร

       บริษัทฯ มีความต้องการย้ายระบบต่างๆ ขึ้นสู่คลาวด์ เพื่อให้สามารถรองรับผู้ใช้งานแบบโมบายที่อยู่ในหลายประเทศ, เพิ่มความยืดหยุ่นในการบริหาร License Software, ลดค่าใช้จ่ายในการดูแลระบบโดยรวม ตลอดจนลดความเสี่ยงจากระบบหยุดทำงาน หรือ ไม่สามารถเข้าใช้ระบบงานได้

       คุณบุษกรกล่าวว่า การใช้บริการบนคลาวด์ นอกจากจะสนับสนุนการทำงานแบบโมบายแล้ว ยังมีข้อดีในแง่ มีความยืดหยุ่นในเรื่องจำนวนผู้ใช้ ซึ่งแต่เดิม บริษัทฯ ใช้ EA (Enterprise Agreement) ซึ่งมีจำนวนไลเซนส์คงที่จำนวนหนึ่ง แต่บางครั้งเมื่อพัฒนาระบบไอทีที่ดีขึ้น ทำให้ความต้องการจ้าง Outsource น้อยลง แต่ไลเซนส์ที่ซื้อมาไม่สามารถคืนได้

       จึงเชื่อมั่นว่า การย้ายระบบไปอยู่บนคลาวด์จะช่วยลดค่าใช้จ่ายได้มากกว่าการลงทุนระบบเองทั้งหมด รวมทั้งลดค่าใช้จ่ายในการทำ Disaster Recovery สำหรับระบบอีเมล์ ไฟล์เซิร์ฟเวอร์ และระบบอื่นๆ แนวทางเพื่อย้ายระบบสู่คลาวด์

       เนื่องจากระบบไอทีของ บริษัท ดีทแฮล์ม แทรเวิล (ประเทศไทย) จำกัด ใช้ผลิตภัณฑ์ของไมโครซอฟท์ เป็นหลัก โดยเฉพาะระบบอีเมล์ที่ทางานบน Microsoft Exchange 2007 บริษัทฯ จึงไม่ลังเลที่จะย้ายระบบอีเมล์ไปสู่ Microsoft Office 365 โดยเตรียมการตั้งแต่ปลายปี พ.ศ.2556 ในการทดสอบบริการ วางแผนการย้ายระบบ ส่งพนักงานไปอบรม และเริ่มย้ายระบบในเดือนมีนาคม 2557 การทดสอบทำอยู่หลายรอบ โดยทางเวียดนามร่วมทดสอบด้วย ภายใต้การช่วยเหลือเป็นอย่างดีจากไมโครซอฟท์

       การย้ายระบบอีเมล์สู่ Microsoft Office 365 ได้มอบหมายให้ บริษัท เมโทรซิสเต็มส์คอร์ปอเรชั่น จำกัด (มหาชน) คู่ค้าที่เราวางใจมากว่า 20 ปี และเป็นผู้เชี่ยวชาญในผลิตภัณฑ์ของ Microsoft เป็นอย่างดี เป็นผู้ดำเนินการย้ายระบบขึ้นสู่คลาวด์ ด้วยความเชี่ยวชาญของเมโทรซิสเต็มส์ฯ ช่วยได้มากในการแก้ไขปัญหาต่างๆ เนื่องจากมีอุปกรณ์โมบายมากมาย เกือบทุกยี่ห้อ และเกือบทุกค่าย

       การดำเนินงาน บริษัทฯ เริ่มสำรวจระบบโครงสร้างพื้นฐานเดิมว่ามีอะไรต้องอัพเกรดเพื่อให้สามารถรองรับ Microsoft Office 365 และพบว่าต้องปรับแต่งระบบเน็ตเวิร์ก และขยายแบนด์วิดธ์จากเดิม 8 Mbps เป็น 20 Mbps เพื่อรองรับการใช้งาน Microsoft Office 365 และเริ่มลงมือย้ายระบบจริงในเดือนมีนาคมที่ผ่านมา เนื่องจากจำเป็นต้องลงระบบ ERP ใหม่ก่อน ในขณะที่บริษัทฯ มีข้อมูลอีเมล์ในระบบมาก ไม่สามารถนำขึ้น Microsoft Office 365 ได้ในคราวเดียว จึงต้องทำระบบอีเมล์ให้เป็นแบบไฮบริดก่อน แล้วจึงทยอยขึ้นคลาวด์ทีละประเทศ แต่ละวันบริษัทฯ ทำการย้ายในช่วงกลางคืน ตั้งแต่หลังเลิกงานประมาณ 2 ทุ่มไปจนถึง ตี4 โดยทำได้คืนละประมาณ 10-20 ยูสเซอร์ ซึ่งตรงกับจำนวนผู้ใช้งานที่สามารถฝึกสอนการใช้งานได้ครั้งละ 20 คน ส่วนในด้านการอบรมบริษัทฯ ส่งเจ้าหน้าที่ไปฝึกอบรมกับเมโทรซิสเต็มส์ฯ ก่อน เพื่อให้เข้าใจว่า คลาวด์คืออะไร หน้าตาของ Microsoft Office 365 แตกต่างไปอย่างไร OneDrive คืออะไร ข้อมูลจะเก็บไว้ที่ไหน จะเอาข้อมูลมาใช้ได้อย่างไร ซึ่งเมื่อทราบว่าจะได้พื้นที่ในไดรฟ์มากขึ้น ก็จะทำให้ผู้ใช้รู้สึกพึงพอใจกับระบบใหม่ได้แน่นอน

ประโยชน์ที่ได้รับ

       ระบบอีเมล์ใหม่มีเสถียรภาพมากขึ้น สามารถรองรับการใช้งานของผู้ใช้แบบโมบาย และผู้ใช้ในสาขาต่างประเทศได้เป็นอย่างดี เพิ่มความยืดหยุ่นในการเพิ่ม-ลดจำนวนผู้ใช้ตามฤดูท่องเที่ยว และเสียค่าใช้จ่ายตามการใช้งานจริง ทำให้ลดค่าใช้จ่ายได้เกือบแสนบาทต่อเดือน จากค่าบริการรายเดือนสำหรับ DR Site ที่ลดลงเนื่องจากการลดจำนวนเซิร์ฟเวอร์ลง, ค่าบำรุงรักษาระบบไฟฟ้าที่ลดลง และไม่ต้องเสียค่าบริการ Subscription เพื่อการรักษาความปลอดภัยระบบอีเมล์ ตลอดจนลดความเสี่ยงจากระบบอีเมล์หยุดทำงาน เนื่องจากไม่มีระบบไฟฟ้าสำรองในอาคาร อีกทั้งยังลดภาระการทำงาน เช่น ไม่จำเป็นต้องแบ็กอัพข้อมูลลงเทปทุกคืน ไม่ต้องจ้างทีมซัพพอร์ตเมื่อระบบอีเมล์บน Exchange Server เกิดมีปัญหากระทันหัน ประโยชน์โดยตรงที่แผนกไอทีได้รับ คือ หมดกังวลเรื่องระบบไฟฟ้าในอาคารสำนักงานปัจจุบัน ซึ่งเป็นอาคารเก่า และไม่มีเครื่องปั่นไฟฟ้า เพราะหากเกิดไฟฟ้าดับ จะส่งผลกระทบต่อสำนักงานอื่นๆ ใน 12 ประเทศ

       ผู้ใช้งานจะมีความพึงพอใจกับ Microsoft Office 365 เนื่องจากจะทำให้ผู้ใช้คล่องตัวมากขึ้น สามารถทำงานได้ทุกที่ ทุกเวลา ด้วยอุปกรณ์โมบายที่แต่ละคนใช้งานอยู่ เทียบกับอดีตเมื่อเกิดเหตุการณ์ไม่ปกติ บริษัทฯ ต้องย้ายพนักงานไปทำงานที่ศูนย์สำรอง เปิดระบบสำรองเพื่อให้การทำงานดำเนินไปได้อย่างต่อเนื่อง แต่เมื่อบริษัทฯ ย้ายระบบอีเมล์ไปอยู่บนคลาวด์จึงไม่จำเป็นต้องกังวลอีกต่อไป เนื่องจากสามารถติดตั้ง Microsoft Office 365 ลงบนคอมพิวเตอร์และอุปกรณ์โมบายได้อย่างละ 5 เครื่อง ทำให้ผู้ใช้สามารถใช้ซอฟต์แวร์ที่ถูกกฎหมายที่บ้านได้ด้วย

แผนงานในอนาคต

       คุณบุษกร สุรรัตน์ กล่าวว่า ในการทำงาน บริษัทฯ มีการแชร์ไฟล์งาน โดยมีการแบ่งกลุ่มไฟล์เอาไว้หลายระดับ อาทิ ไฟล์ส่วนตัว ไฟล์ที่แชร์กันในแผนก หรือ ภายในประเทศ ไฟล์ที่แชร์กันระหว่างสาขา โดยอยู่ในระหว่างการย้ายข้อมูลในไฟล์เซิร์ฟเวอร์ไปไว้บนคลาวด์ โดยใช้ OneDrive for Business เริ่มจากไฟล์ในส่วนของประเทศไทยก่อน เมื่อมีทุกอย่างทุกระดับอยู่บนคลาวด์ ก็จะทำให้ได้ประโยชน์มากโดยทั่วกัน แผนกไอทียังได้เริ่มทดลองใช้งาน Lync เพื่อเตรียมการให้ผู้ใช้ได้ใช้งานแทน Skype อีกทั้งกำลังทดสอบ Yammer เพื่อเป็นการเพิ่มช่องทางใหม่ๆ ในการสื่อสาร อีกทั้งยังใช้บริการเซิร์ฟเวอร์บน Windows Azure สำหรับระบบจองทัวร์ผ่านอินเทอร์เน็ต ซึ่งทำงานบน Microsoft SharePoint โดยยังมีเซิร์ฟเวอร์อีกมากที่ต้องการย้ายสู่คลาวด์ ซึ่งเชื่อว่าจะช่วยแก้ปัญหาต่างๆ ลดค่าใช้จ่าย และได้ประโยชน์อีกมาก นอกจากนี้ บริษัทฯ กำลังจะสร้าง Team site เพื่อช่วยในการอิมพลีเมนต์ระบบ Travel Studio ซึ่งเป็นระบบ ERP ใหม่ โดยจะใช้ Team site เพื่อเปิดให้ผู้ใช้หลายกลุ่ม เช่น กลุ่มโปรดักส์ กลุ่มบุ๊คกิ้ง กลุ่มไฟแนนซ์ เป็นต้น ใช้ฟังก์ชั่นของ Team site มาช่วยบริหารโครงการดังกล่าว

       คุณบุษกร สุรรัตน์ กล่าวว่า ในการทำงาน บริษัทฯ มีการแชร์ไฟล์งาน โดยมีการแบ่งกลุ่มไฟล์เอาไว้หลายระดับ อาทิ ไฟล์ส่วนตัว ไฟล์ที่แชร์กันในแผนก หรือ ภายในประเทศ ไฟล์ที่แชร์กันระหว่างสาขา โดยอยู่ในระหว่างการย้ายข้อมูลในไฟล์เซิร์ฟเวอร์ไปไว้บนคลาวด์ โดยใช้ OneDrive for Business เริ่มจากไฟล์ในส่วนของประเทศไทยก่อน เมื่อมีทุกอย่างทุกระดับอยู่บนคลาวด์ ก็จะทำให้ได้ประโยชน์มากโดยทั่วกัน แผนกไอทียังได้เริ่มทดลองใช้งาน Lync เพื่อเตรียมการให้ผู้ใช้ได้ใช้งานแทน Skype อีกทั้งกำลังทดสอบ Yammer เพื่อเป็นการเพิ่มช่องทางใหม่ๆ ในการสื่อสาร อีกทั้งยังใช้บริการเซิร์ฟเวอร์บน Windows Azure สำหรับระบบจองทัวร์ผ่านอินเทอร์เน็ต ซึ่งทำงานบน Microsoft SharePoint โดยยังมีเซิร์ฟเวอร์อีกมากที่ต้องการย้ายสู่คลาวด์ ซึ่งเชื่อว่าจะช่วยแก้ปัญหาต่างๆ ลดค่าใช้จ่าย และได้ประโยชน์อีกมาก นอกจากนี้ บริษัทฯ กำลังจะสร้าง Team site เพื่อช่วยในการอิมพลีเมนต์ระบบ Travel Studio ซึ่งเป็นระบบ ERP ใหม่ โดยจะใช้ Team site เพื่อเปิดให้ผู้ใช้หลายกลุ่ม เช่น กลุ่มโปรดักส์ กลุ่มบุ๊คกิ้ง กลุ่มไฟแนนซ์ เป็นต้น ใช้ฟังก์ชั่นของ Team site มาช่วยบริหารโครงการดังกล่าว

       Microsoft Office 365 จะช่วยให้ท่านสามารถเรียกใช้งานแอพพลิเคชั่น Office รวมถึง อีเมล์ ปฏิทิน วิดีโอ คอนเฟอเรนท์ และ ไฟล์เอกสารล่าสุดของท่านได้จากทุกที่ ด้วยอุปกรณ์ต่างๆ ตั้งแต่ PC, Smart Phone, Tablet
       

>       สอบถามข้อมูลเพิ่มเติมกรุณาติดต่อ โทร. 02-646-6500

© Copyright 2014 MSC NEWS Volume 68 Master