ข่าวสารและบทความ

เมื่อระบบ IT หรือสำนักงานหลักไม่พร้อมใช้งาน องค์กรควรเตรียมรับมืออย่างไร?

เมื่อเกิดน้ำท่วม แผ่นดินไหว หรือเหตุการณ์ไม่คาดคิดที่ทำให้ไม่สามารถเข้าสำนักงานได้ตามปกติ องค์กรจะดำเนินธุรกิจต่ออย่างไร หากพนักงานไม่สามารถเข้าถึงระบบงานสำคัญ หรือไม่สามารถให้บริการลูกค้าได้ตามเวลาที่กำหนด เหตุการณ์เหล่านี้อาจเกิดขึ้นโดยไม่มีสัญญาณเตือน และส่งผลกระทบต่อการดำเนินงานมากกว่าที่คาดคิด แม้องค์กรจะมีระบบสำรองข้อมูลหรือรองรับการทำงานจากระยะไกลอยู่แล้ว ก็ไม่ได้หมายความว่าจะรับมือกับทุกสถานการณ์ได้

การวางแผน Business Continuity จึงไม่ใช่เพียงการเตรียมระบบสำรองข้อมูลหรือแผนกู้คืนระบบ IT เท่านั้น แต่ต้องพิจารณาความพร้อมของบุคลากร สถานที่ปฏิบัติงาน และกระบวนการทำงานที่สำคัญร่วมกัน เพื่อให้องค์กรสามารถดำเนินธุรกิจต่อไป หรือกลับมาดำเนินงานได้ภายในระยะเวลาที่กำหนดเมื่อเกิดเหตุฉุกเฉิน

เมื่อสำนักงานหลักใช้งานไม่ได้ ธุรกิจได้รับผลกระทบอย่างไร?

ความเสี่ยงจากเหตุฉุกเฉินไม่ได้จำกัดอยู่เพียงความเสียหายของอาคารหรืออุปกรณ์ IT แต่ยังส่งผลต่อกระบวนการทำงานที่ต้องอาศัยระบบและบุคลากรหลายส่วนร่วมกัน

ตัวอย่างผลกระทบที่องค์กรอาจเผชิญ ได้แก่

• การเข้าถึงระบบ IT หยุดชะงัก: พนักงานไม่สามารถใช้งานระบบ ERP ระบบฐานข้อมูล หรือแอปพลิเคชันที่จำเป็นต่อการดำเนินธุรกิจ
• การให้บริการลูกค้าได้รับผลกระทบ: กระบวนการรับคำสั่งซื้อ การให้บริการ หรือการประสานงานกับลูกค้าอาจล่าช้า
• การปฏิบัติงานของพนักงานมีข้อจำกัด พนักงานไม่สามารถเดินทางมาปฏิบัติงานในพื้นที่ของสำนักงานหลักได้ โดยที่บางกระบวนการยังจำเป็นต้องใช้พื้นที่ทำงานและอุปกรณ์เฉพาะอยู่
• ระยะเวลาในการกลับมาดำเนินงานไม่แน่นอน หากไม่มีขั้นตอนและทรัพยากรสำรองที่ชัดเจน องค์กรอาจใช้เวลานานกว่าที่คาดในการกลับมาปฏิบัติงาน

สิ่งที่องค์กรต้องประเมินจึงไม่ใช่เพียงว่าระบบ IT มีการสำรองข้อมูลหรือไม่ แต่ต้องตอบให้ได้ว่า หากสำนักงานหลักไม่สามารถใช้งานได้ ธุรกิจส่วนใดต้องดำเนินต่อ ใครเป็นผู้รับผิดชอบ และจะใช้ระบบหรือสถานที่ใดรองรับการทำงาน

Business Continuity ต้องเตรียมอะไรบ้าง? เพื่อให้แผนใช้งานได้จริง

การจัดทำ A Business Continuity Plan (BCP) เป็นแนวทางสำคัญในการเตรียมความพร้อมขององค์กร แต่แผนที่ดีต้องเชื่อมโยงกับทรัพยากรและขั้นตอนปฏิบัติที่สามารถนำมาใช้ได้เมื่อเกิดเหตุการณ์จริง

ประเด็นสำคัญที่องค์กรควรพิจารณามีดังนี้

1. ระบุระบบงานและกระบวนการที่ต้องดำเนินต่อ

องค์กรควรเริ่มจากการประเมินว่าระบบหรือกระบวนการใดมีความสำคัญต่อการดำเนินธุรกิจ เช่น ระบบธุรกรรม ระบบ ERP ระบบบริการลูกค้า หรือระบบสื่อสารภายใน

การทำ Business Impact Analysis (BIA) จะช่วยให้องค์กรจัดลำดับความสำคัญของระบบงาน ประเมินผลกระทบจากการหยุดชะงัก และกำหนดระยะเวลาที่ธุรกิจสามารถยอมรับได้

2. เตรียม Disaster Recovery สำหรับระบบ IT ที่สำคัญ

การสำรองข้อมูลเป็นเพียงส่วนหนึ่งของการเตรียมความพร้อม หากระบบหลักไม่สามารถใช้งานได้ องค์กรจำเป็นต้องมีแนวทางกู้คืนระบบและข้อมูลให้กลับมาพร้อมใช้งานตามความต้องการของธุรกิจ

การวางแผน Disaster Recovery (DR) ควรพิจารณาทั้ง Recovery Time Objective (RTO) ซึ่งเป็นระยะเวลาเป้าหมายในการกู้คืนระบบ และ Recovery Point Objective (RPO) ซึ่งเป็นจุดกู้คืนข้อมูลเป้าหมาย เพื่อให้แนวทางสำรองและกู้คืนสอดคล้องกับความสำคัญของแต่ละระบบ

3. เตรียมสำนักงานสำรองสำหรับการปฏิบัติงาน

แม้หลายองค์กรจะรองรับการทำงานจากระยะไกล แต่บางกระบวนการยังจำเป็นต้องมีสถานที่ทำงาน อุปกรณ์ หรือระบบเครือข่ายที่เหมาะสม

Alternate Worksite หรือสำนักงานสำรอง จึงเป็นอีกองค์ประกอบหนึ่งของ Business Continuity โดยเฉพาะสำหรับหน่วยงานที่ต้องปฏิบัติงานอย่างต่อเนื่อง เช่น ศูนย์บริการลูกค้า ทีมปฏิบัติการ หรือหน่วยงานที่ต้องเข้าถึงระบบงานเฉพาะ

องค์กรควรวางแผนจำนวนบุคลากร พื้นที่ทำงาน การเชื่อมต่อระบบ และขั้นตอนการย้ายการปฏิบัติงานไว้ล่วงหน้า

4. ทดสอบแผนและกำหนดขั้นตอนเมื่อเกิดเหตุ

การมีระบบและสถานที่สำรองไม่ได้หมายความว่าองค์กรจะสามารถกลับมาดำเนินงานได้ทันที หากบุคลากรไม่ทราบขั้นตอนหรือไม่เคยทดสอบแผนร่วมกัน

การทดสอบ BCP และ DR เป็นระยะจะช่วยให้องค์กรตรวจสอบความพร้อมของระบบ การประสานงาน และกระบวนการย้ายการปฏิบัติงาน รวมถึงระบุข้อจำกัดที่ควรแก้ไขก่อนเกิดเหตุการณ์จริง

บทเรียนจากเหตุการณ์จริง ความพร้อมของศูนย์สำรองมีความสำคัญอย่างไร?

เหตุการณ์วิกฤตที่ผ่านมาในประเทศไทยสะท้อนให้เห็นว่า ความเสี่ยงต่อการดำเนินธุรกิจมีได้หลายรูปแบบ ตั้งแต่การไม่สามารถเข้าถึงสำนักงาน ไปจนถึงภัยธรรมชาติที่กระทบต่อพื้นที่ปฏิบัติงาน ตัวอย่างประสบการณ์ในการรองรับสถานการณ์ของศูนย์สำรองระบบและสำนักงานสำรอง DBCS ภายใต้บริษัท เมโทรซิสเต็มส์คอร์ปอเรชั่น จำกัด (มหาชน) (MSC) ได้แก่

• เหตุการณ์ชุมนุมทางการเมือง พ.ศ. 2553

ในช่วงที่การเข้าถึงสำนักงานในย่านสีลมและสาทรได้รับผลกระทบ บริษัทในพื้นที่ดังกล่าวมากกว่า 10 แห่งได้เข้ามาใช้บริการศูนย์สำรอง เพื่อรองรับการปฏิบัติงานระหว่างที่สำนักงานหลักมีข้อจำกัดในการเข้าใช้งาน

• มหาอุทกภัย พ.ศ. 2554

ในช่วงที่หลายพื้นที่ของประเทศได้รับผลกระทบจากน้ำท่วม ศูนย์สำรอง MSC ยังคงให้บริการได้ตามปกติ ด้วยการเลือกที่ตั้งและออกแบบศูนย์ให้รองรับความเสี่ยงด้านน้ำท่วม

• การแพร่ระบาดของโควิด-19

ศูนย์สำรองรองรับลูกค้าที่เข้ามาใช้บริการสำนักงานสำรองได้มากกว่า 300 ที่นั่ง เพื่อสนับสนุนความต้องการด้านพื้นที่ปฏิบัติงานในช่วงการแพร่ระบาด

• เหตุการณ์แผ่นดินไหว พ.ศ. 2568

จากเหตุการณ์แผ่นดินไหวในประเทศเมียนมาที่ส่งผลกระทบถึงประเทศไทย สถานที่ให้บริการของศูนย์สำรองไม่ได้รับผลกระทบ และยังรองรับลูกค้าที่ต้องการเข้าใช้บริการได้ตามปกติ

• เหตุการณ์ฝนตกหนักและน้ำท่วมขังในกรุงเทพมหานคร

ในช่วงที่กรุงเทพมหานครเผชิญฝนตกหนักและเกิดน้ำท่วมขังในหลายพื้นที่ ศูนย์สำรองไม่ได้รับผลกระทบจากสถานการณ์ดังกล่าว และยังสามารถให้บริการลูกค้าได้ตามปกติตลอด 24 ชั่วโมง

ประสบการณ์เหล่านี้แสดงให้เห็นถึงบทบาทของสถานที่สำรองในการรองรับการปฏิบัติงานเมื่อเกิดเหตุฉุกเฉิน ขณะเดียวกันก็สะท้อนความสำคัญของการวางแผนล่วงหน้า เพราะความพร้อมของศูนย์สำรองต้องทำงานร่วมกับแผนและกระบวนการขององค์กรจึงจะเกิดประโยชน์สูงสุด

สรุปประเด็นสำคัญ

• Business Continuity ไม่ใช่แค่การสำรองข้อมูล แต่ต้องเตรียมความพร้อมทั้งระบบ IT บุคลากร และสถานที่ปฏิบัติงาน เพื่อรองรับเหตุการณ์ที่อาจทำให้ธุรกิจหยุดชะงัก
• Disaster Recovery (DR) และ Alternate Worksite เป็นองค์ประกอบสำคัญที่ช่วยให้องค์กรสามารถกู้คืนระบบ IT และมีสถานที่สำรองสำหรับดำเนินงานเมื่อสำนักงานหลักไม่พร้อมใช้งาน
• การวางแผนและทดสอบ BCP ล่วงหน้า ช่วยให้องค์กรกำหนดระบบงานสำคัญ ระยะเวลากู้คืน และขั้นตอนการปฏิบัติงานได้ชัดเจนก่อนเกิดเหตุฉุกเฉิน
• ประสบการณ์จากสถานการณ์จริง สะท้อนความสำคัญของศูนย์สำรองที่พร้อมให้บริการ เพื่อสนับสนุนการดำเนินธุรกิจเมื่อเกิดเหตุการณ์ไม่คาดคิด

เตรียม Business Continuity ให้สอดคล้องกับความต้องการขององค์กร

แต่ละองค์กรมีความเสี่ยง ระบบงาน และข้อกำหนดด้านความต่อเนื่องทางธุรกิจแตกต่างกัน การเลือกใช้ศูนย์สำรองจึงควรเริ่มจากการประเมินความสำคัญของระบบ IT จำนวนบุคลากรที่ต้องปฏิบัติงาน และระยะเวลาที่องค์กรต้องการกลับมาดำเนินงาน

MSC ให้บริการศูนย์สำรองระบบ Disaster Recovery (DR) และสำนักงานสำรอง Alternate Worksite ผ่าน DBCS เพื่อรองรับความต้องการด้าน Business Continuity ของลูกค้าองค์กร พร้อมบริการตลอด 24 ชั่วโมง และประสบการณ์ในการรองรับลูกค้าภายใต้สถานการณ์ฉุกเฉินที่เกิดขึ้นจริง

องค์กรสามารถปรึกษาทีม MSC เพื่อประเมินความต้องการและวางแผนการใช้ศูนย์สำรองให้สอดคล้องกับ Business Continuity Plan (BCP) และรูปแบบการดำเนินธุรกิจของตนเอง